La comptabilité de l’entreprise est primordiale pour bien gérer cette dernière. La conservation des documents est essentielle et permet le suivi et le développement de la société. Les documents comptables doivent être conservés pendant plusieurs années pour éviter toute sanction et avoir des preuves en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Gestav fait le point sur les documents de la comptabilité qu’il faut garder en entreprise, quel est le délai de conservation et comment bien les conserver.
-
Quels documents de comptabilité faut-il garder en entreprise obligatoirement ?
Toute société qui respecte la législation en vigueur, doit tenir des comptes réguliers.
Les pièces de la comptabilité qu’il faut garder en entreprise, à l’exception de la micro-entreprise, sont notamment les comptes annuels qui se décomposent en trois documents, c’est-à-dire le bilan comptable, le compte de résultat ainsi que l’annexe. Ces derniers répertorient l’ensemble de la comptabilité de l’exercice actuel.
Il faut également conserver les pièces justificatives qui font office de preuve lors d’un litige ou d’un contrôle. Celles-ci représentent les bons de commande, les bons de livraison ou encore les factures.
Enfin, la comptabilité qu’il faut garder en entreprise également sont les livres comptables qui listent les entrées et les sorties d’argent (flux financier de l’entreprise). Les livres comptables sont pour être plus précis, le journal comptable et le grand livre comptable.
-
Délai de conservation des documents comptables d’une entreprise
La comptabilité comme les documents comptables , les pièces justificatives ainsi que les livres comptables sont à garder en entreprise pendant 10 ans minimum.
Ce délai de conservation des documents comptables s’effectue dès la date de clôture de l’exercice comptable.
Faisant office de preuve en cas de problème, la comptabilité est à garder en entreprise en cas de contrôle de l’administration fiscale, mais également lors d’un litige avec l’un de ses clients ou l’un de ses fournisseurs.
L’entreprise s’expose à des sanctions en cas de non-respect de la durée obligatoire de conservation des documents de comptabilité. En effet, elle risque une amende d’environ 10 000 euros pour absence ou destruction des documents demandés.
Pour la conservation des factures par exemple, l’entreprise peut également payer 50 % du montant de la facture non conservée.
Il est donc important et obligatoire de ne perdre aucun document comptable et de les conserver dans un endroit sûr et approprié afin de pouvoir les retrouver en cas de nécessité.
Bien qu’il faut conserver ses documents comptables pendant 10 ans, il est possible de garder sa comptabilité plus longtemps en entreprise.
-
Comment garder correctement sa comptabilité en entreprise ?
Que les documents comptables soient sous format papier ou sous format électronique, ils peuvent vite devenir nombreux et il est donc nécessaire de savoir comment les conserver pour éviter toute perte ou autre problème.
La méthode de conservation de la comptabilité qu’il faut garder en entreprise obligatoirement, n’est quant à elle pas réglementée par l’État. Néanmoins, une bonne organisation de sa comptabilité permet un gain de temps et donc d’argent et évite toute sanction.
Si l’entreprise tient une comptabilité papier, celle-ci doit classer rigoureusement ses documents dans des classeurs et des dossiers, si possible par date afin d’éviter une perte de temps.
En revanche, si l’entreprise possède une comptabilité dématérialisée, c’est-à-dire en format électronique ou digitalisée, elle peut se tourner vers un logiciel de gestion comme Gestav.
Le logiciel de Gestion Gestav est une solution clé en main qui offre des solutions innovantes pour les petites et moyennes entreprises. C’est un outil intuitif et simple à utiliser, même pour les débutants.
Ajouter un commentaire